In veel situaties is maatwerk software inderdaad duurder dan een standaard pakket. Vooral als jij een probleem hebt dat veel andere bedrijven ook hebben, dan zijn er betaalbare standaardoplossingen te koop. Denk aan licenties voor Office, een boekhoudpakket of urenregistratie.

Maar als je een probleem hebt dat heel specifiek is, dan is maatwerk software een reëel alternatief. Zeker als je in jouw business case de verwachte besparing meeneemt die de ondersteuning van jouw bedrijfsprocessen met een nieuwe applicatie realiseert. Standaard software met een kleine doelgroep is vaak een stuk duurder en moeilijk of niet aan te passen aan jouw wensen. Naast het verbeteren van je bedrijfsprocessen is een passende merkbeleving, richting je klanten en medewerkers, ook een overweging voor een maatwerk applicatie. Een waarde die standaard pakketten niet bieden.

Het antwoord op de vraag hangt dus af van:

• het probleem af, is het veel voorkomend of niet.
• de bedrijfsprocessen, complex of eenvoudig.
• jouw ambitie

Ambrero kijkt met een open en kritische blik naar jouw vraagstuk. Onze experts achterhalen razendsnel de kern van je probleem, de processen binnen je bedrijf en de marktomstandigheden. Zo krijg jij een goed beeld van de mogelijke oplossing en de kosten. Vervolgens kun jij dit vergelijken met een standaard softwarepakket of andere ontwikkelaars.

Plan je gratis adviesgesprek Whitepaper ‘Wat kost software?’

Het vergelijk tussen de initiële investering van maatwerk software met de jaarlijkse licentiekosten geeft geen eerlijk beeld. Maatwerk heeft een gemiddelde levensduur van 5-10 jaar, afhankelijk van de mate van doorontwikkeling. Dus is het beter om de ontwikkelkosten over 5 jaar te verdelen, met zo’n 5% onderhoudskosten eraan toegevoegd.

Wat je hierin kunt meenemen is de kostenbesparing die je realiseert met nieuwe software. Wanneer maatwerk software je bedrijfsprocessen goed ondersteunt ga je kosten besparen. Stel: je verbetert een administratief proces waar 2 FTE aan werken. Wanneer zij 10% efficiënter werken met een applicatie die aansluit bij hun werkprocessen, dan betekent dit een besparing van 400 uur per jaar. Hetgeen je 20.000 euro per jaar oplevert, die je in mindering brengt op je jaarlijkse investering in maatwerk voor een eerlijk beeld.

Ambrero geeft je helder inzicht in de werking van je nieuwe applicatie, ontwikkelkosten en het rendement. Op deze manier kun je de kosten van beide opties goed vergelijken met elkaar.

Standaard software: 3 maanden Het implementatie traject van standaard software heeft al snel een doorlooptijd van 3 maanden. Hierin wordt het systeem geïmplementeerd en gebruikers getraind. Ook vindt een acceptatietest en data import plaats voor de definitieve livegang. Software ontwikkeling heeft het imago van een tijdrovend proces. Dit stamt nog uit de tijd van ontwikkeling op basis van de watervalmethode: eerst alle vereisten in kaart brengen, een functioneel ontwerp maken, het pakket bouwen, testen, etc.

Agile/ Scrum ontwikkelmethode: 2-4 maanden Tegenwoordig werken de meeste softwarebedrijven op basis van Agile / Scrum. Bij deze methode staat het snel ontwikkelen van een eerste werkzame versie (MVP) van je software centraal. Bij de ontwikkeling in tweewekelijkse stappen is er ruimte voor voortschrijdend inzicht en betrek je gebruikersgroepen bij het traject. Dit zorgt voor betrokkenheid en een zachte landing. Hierdoor zal de tijd tot wanneer iedereen er lekker mee werkt niet veel afwijken van een standaard systeem.

Ambrero ontwikkelt software Agile, in tweewekelijkse Sprints. Hierbij betrekken we gebruikers al in de inventarisatiefase en tijdens de ontwikkeling van de software. Onze gemiddelde ontwikkeltijd voor een MVP is 6-8 weken.

Hoe je de beslissers meekrijgt is in de investering is afhankelijk van hun LEIT motiv: status, winst zekerheid en gemak. Altijd goed om de drijfveren van de beslissers te achterhalen zodat je hier op in kunt spelen met jouw argumentatie.

Maar uiteindelijk moet het financiële plaatje altijd kloppen. Hiervoor schrijf je een business case met een beschrijving van het probleem, de doelstellingen en de oplossing. Bij de kosten en opbrengsten neem je de ontwikkel- en onderhoudskosten mee. En wat de software je oplevert aan kostenreductie. Denk hierbij aan: blije medewerkers (minder verloop), efficiënter werken/ automatisering en uitbreiding van dienstverlening. Bereken vervolgens het rendement en de tijd waarin je de investering terugverdient.

Ambrero helpt je met het achterhalen van de juiste argumentatie. Bijvoorbeeld met een gebruikersinterview om knelpunten in de bedrijfsprocessen op te sporen. Vervolgens vertalen we deze naar kwantitatieve data. De uitkomst van een dergelijk onderzoek gebruik je in jouw projectbeschrijving.

Het start met en uitgebreide beschrijving van je probleem, doelstelling en wat de nieuwe software moet doen. Daarna zijn de door jou geselecteerde partijen aan zet om jouw probleem, en situatie, te doorgronden en te vertalen naar een oplossing. Tegen de tijd dat je JA zegt tegen de offerte moet je een goed beeld hebben van wat er wordt gemaakt en wat dit betekent.

Tijdens de ontwikkeling ben je als Product Owner, bij Agile/ Scrum, nauw betrokken bij de realisatie. Je werkt intensief samen met het ontwikkelteam waarbij je ervoor zorgt dat zij begrijpen waar je heen wilt. Zodat zij snappen welk probleem de functionaliteit gaat oplossen en creatief mee kunnen denken. Daarnaast heb je elke twee weken een werkende applicatie, met zicht op het eindresultaat en inzicht in de kosten.

Voor ons is software ontwikkeling een relatie aangaan. Je hebt elkaar nodig om te komen tot de beste oplossing. Daarom stellen we veel vragen om alle benodigde informatie over je vraagstuk te achterhalen. En maak je voorafgaand aan de ontwikkeling kennis met een deel van het team. Aan de hand van ons voorstel van een oplossing en de gesprekken bepaal of we je goed begrijpen en er een klik is.

De beste manier is door de gebruikers te betrekken bij de ontwikkeling van je software. Zo hebben ze inspraak en begrijpen ze wat een nieuw systeem hen oplevert. Een iteratieve ontwikkelmethode zoals Scrum ondersteunt deze werkwijze. Manieren om de betrokkenheid van gebruikers te verhogen zijn oa: paper prototyping, customer journey mapping, demo’s en het testen van software door een gebruikersgroep.

Ambrero ontwikkelt software iteratief, in tweewekelijkse Sprints via SCRUM. Hierbij betrekken we gebruikers al in de inventarisatiefase en tijdens de ontwikkeling van de software. Ook organiseren we regelmatig interactieve sessies met gebruikers voor onze opdrachtgevers. Dit verhoogt de betrokkenheid en acceptatie van gebruikers enorm.

Bij het ontwikkelen van maatwerk software is een goede samenwerking en transparante communicatie van essentieel belang. Daarom is een gedegen selectietraject aan te raden. Bijvoorbeeld door vooraf referenties opvragen van klanten, zodat je kunt checken hoe een softwarebedrijf te werk gaat. Wanneer je betrokken bent bij het ontwikkelproces krijg je met tussentijdse demo’s en de testomgeving een goed beeld van de werking van de applicatie. Dit zegt ook veel over de back-end.

Ook kun je een onafhankelijke expert inhuren voor tussentijdse beoordeling:

• periodieke controle door een consultant
• audit laten uitvoeren
• assessment op code-kwaliteit

Als je jouw vraagstuk bij 5 softwarebedrijven neerlegt, krijg je een voorstel voor 5 verschillende oplossingen. Dus kun je de kosten niet goed vergelijken. Wanneer door één partij een (betaalde) inventarisatie laat uitvoeren dan kun je de uitkomst (specificaties van de benodigde functionaliteit, schetsen van de werking) gebruiken om bij verschillende partijen een offerte op te vragen. Dat geeft een betere vergelijking. En op basis hiervan kun je het verschil in kosten uitvragen. Want een verschil in kosten kan een verschil in interpretatie betekenen. Achtergrondinformatie over functionaliteit en kosten zorgt ervoor dat je niet kiest voor de goedkoopste kostenindicatie maar voor de best passende oplossing.

Ambrero biedt bedrijven een inventarisatie workshop aan. Hierbij heb je in 4-6 uur scherp wat het doel is van je software, de functionaliteit en het rendement. Met de uitkomst kun je direct starten met de ontwikkeling of je gaat ermee naar andere softwarebedrijven voor een offerte.

Wanneer je de rol van Product Owner op je neemt, reken dan op een hele dag per week. Zeker bij de start van het project.

• Tweewekelijks demo en sprintplanning
• Tweewekelijks refinement
• Tussentijds contact met UX en lead developer
• Uitvragen van gebruikersgroepen over specifieke functionaliteit
• Kostenverantwoording (intern) en demo’s aan jouw stakeholers

Als stakeholder kost het aanzienlijk minder tijd, zo’n 1a 2 uur in de twee weken. Voor een overleg (na een demo) over voortgang, prioriteit en budget.

De broncode van software is beschermd door het auteursrecht en komt toe aan de ontwikkelaar. Wanneer het auteursrecht wordt overgedragen aan jou, ben je eigenaar van de ontwikkelde software. Zo kun je het vermarkten met licenties of beschikbaar stellen aan derden. Dat je eigenaar bent betekent overigens niet dat je geen kosten meer maakt. De applicatie moet worden gehost en onderhouden. Voor hosting kun je 2.000 tot 5.000 euro per jaar reserveren. Dit is afhankelijk van aantal gebruikers en of de applicatie binnen je organisatie wordt gebruikt of extern. Voor de onderhoudskosten kun je een contract afsluiten, de kosten hiervoor zijn 5 tot 10% van de initiële investering.

Ambrero heeft een eigen framework ontwikkelt voor standaard functionaliteit als log-ins en rapportage tooling. Door deze basis te gebruiken houden we het ontwikkelproces efficiënt en bespaart de klant geld. Bij het gebruik hiervan blijven we eigenaar van deze modules en krijg jij hier een overdraagbare licentie op. Voor de overige broncode dragen we standaard het auteursrecht over aan klanten.

Hoe lang je software meegaat hangt af van de aandacht die je het geeft maar je kunt uitgaan van 5 tot 10 jaar. Bij minimale onderhoud van de applicatie; 5 jaar. Met een jaarlijkse portie liefde en doorontwikkeling; 10 jaar.

Wij gaan voor een langdurige samenwerking met onze klanten. Dit betekent dat we ook onderhoud en door ontwikkeling met ze doen.