088-2627376 
start@ambrero.nl 
072 56 26 500 
088-2627376 
088-2627376 
start@ambrero.nl 
088 - 2627375 
start@ambrero.nl 
Online portal voor automatiseren van garantie-aanvragen
Met een enorme tijdswinst; van ruim 20 minuten naar 30 seconden per aanvraag
AOC International Europe BV/MMD Monitors & Displays BV, die naam ken je misschien niet. Maar wel wat ze verkopen. MMD/AOC verkoopt namelijk wereldwijd LCD schermen, onder meer voor Philips. Toen de vraag naar schermen steeg, kwamen er ook meer aanvragen voor het verlengen van de garantie binnen. Op zich goed nieuws, want dit betekent extra omzet. Maar hierdoor werd de werkdruk structureel hoger. Zo hoog dat ze op zoek gingen naar een oplossing die op korte termijn te realiseren was.
Het handmatig verwerken van een standaard taak
De orderafdeling van MMD/AOC had veel tijd nodig om één garantie-aanvraag handmatig te verwerken; ruim 20 minuten. Deze taak is geen core business. Door gebrek aan tijd werd het pas aan het einde van een kwartaal uitgevoerd. Dit ging al geruime tijd gepaard met veel overuren. Een onwenselijke situatie.
Niet alleen intern, want voor de klant betekende deze handmatige verwerking dat de aanvraag erg lang duurde, gemiddeld anderhalve maand. Daarnaast leidde het tot flink veel emailverkeer tussen MMD/AOC en de klant, tot zo’n 12 e-mails per aanvraag. Kortom, het proces kon een stuk efficiënter én klantgerichter.
Ook tijd besparen? Neem contact opOnline portal voor interne en externe klanten
De opdracht aan ons was helder:
- Procesautomatisering voor het verlengen van de garantie op de producten
- Gebruikersgroepen zijn eigen orderafdeling en distributeurs
Hoewel er vooraf geen exacte doelstelling was bepaald, was tijdsbesparing een eerste uitgangspunt. Zoals Daniel Guerra, Deputy Operations Manager bij MMD/AOC, aangaf "Maak onze processen simpel en sneller." En dat is precies een vraagstuk waar we graag diep induiken om vervolgens praktisch op te lossen.
Eenvoudige wijze van aanvragen via online portal
Na de inventarisatiefase is het projectteam aan de slag gegaan. “We hebben een klantenportaal ontwikkeld die toegankelijk is voor TPV zelf, maar ook hun klanten en distributeurs”, aldus Huub Koehorst, senior ontwikkelaar bij Ambrero. De distributeurs vullen nu slechts vijf velden in drie stappen, daarmee is de aanvraag gedaan. Het systeem mailt automatisch updates naar de klant en tevens zijn hun verkooporders te downloaden.
De online portal biedt de orderafdeling van MMD/AOC de volgende voordelen:
- overzicht van de aanvragen die nog open staan
- klanthistorie
- import functie
- rapportage functie
In drie sprints is de deze schaalbare en high performance MVP ontwikkeld, wat gelijk staat aan zes weken.
Meer over procesautomatiseringHet projectresultaat; tijdsbesparing en verhoging van klanttevredenheid
"We wilden het project niet onnodig groot, en daarmee log, maken. Met deze gebruiksvriendelijk applicatie hebben we snel resultaat geboekt. Eigenlijk veel meer dan we hadden verwacht. Want niet alleen mijn afdeling heeft profijt van de implementatie, ook de serviceafdeling bespaart tijd met de komst van de online portal. In totaal bespaart MMD/AOC 16 tot 20 uur per week. Deze tijdsbesparing geeft ons de ruimte om te voldoen aan de klantvraag én klanttevredenheid verder te verhogen", aldus Daniel Guerra, Deputy Operations Manager bij MMD/AOC
Tijdbesparing
De aanvragen worden 40 keer sneller verwerkt, dit zorgt voor enorme besparing in tijd en een verlaging van de werkdruk bij de orderafdeling.
Hogere klanttevredenheid
De klant zoekt informatie op in de portal en hoeft geen e-mails meer te versturen. Daarnaast wordt de garantie 15 keer sneller uitgegeven.
Datacontrole
De ingevoerde serienummers worden automatisch gecheckt op juistheid. De distributeur ziet dit direct in de portal.
Ook interesse in procesautomatisering?
Of wil je meer weten over online portals?
Direct antwoord op je vraag?
085 019 7283 Onze klanten beoordelen
ons met een 8,9 Bron: Feedback Company
Bereik ons nu!
Ambrero heeft ons als organisatie overduidelijk
een Beter leven bezorgd, need I say more?
Susanne Maassen, manager bij Stichting Beter Leven
keurmerk na de implementatie van hun klantenportaal
